1. Por que devo criar o caixa? 🤔
Um caixa financeiro é como o “cofrinho” da sua clínica ou consultório, onde você acompanha todo o dinheiro que entra e sai. Ele funciona como um registro das suas finanças, mostrando exatamente quanto está disponível em um determinado momento.
Pense nele como uma conta bancária ou uma carteira: quando você recebe um pagamento, o valor entra no caixa; quando faz um pagamento, o valor sai.
Sem ele, além de não ser possível efetuar lançamentos, não haverá uma maneira de acompanhar os seus lançamentos adequadamente.
Preparamos um e-book completo explicando detalhadamente como configurar seus caixas, para você registrar de forma correta suas receitas e despesas.
2. Criando o seu caixa 🛠️
Para cadastrar acessamos Financeiro (no menu lateral esquerdo) > Configurações > Caixas e então ''Novo caixa", acompanhe na animação a seguir.
No campo Nome, você insere um nome para identificação desse caixa que será, sendo mais comum criar ele conforme as contas que a clínica possui, por exemplo: Caixa Físico, Conta Jurídica Banco X, Conta Jurídica Banco Y, Conta Maquininha Z, Aplicações Financeiras, etc.
No campo Valor inicial, no ato da criação do caixa, você irá inserir o valor dentro do seu caixa (caso haja valor no caixa), para que o software da GestãoDS dê continuidade ao saldo já existente e facilite conferência de valores!
A opção "Ativar para integrações" pode ser selecionada se for necessário manter o Caixa ativo para integração com uma plataforma de controle financeiro externa. Até o momento da criação deste artigo, está disponível a integração da GestãoDS com o Nibo.
⚠️ Atenção: Depois que o caixa for criado, não é mais possível editar o valor inicial. ⚠️
Na sequência determinaremos as permissões de visualização e lançamento para este caixa, estas são as permissões mais específicas da parte financeira. Para liberá-las basta marcar a caixa ao lado do nome do usuário.
É importante saber o que cada campo significa:
Usuários que podem lançar valores: permissão para o usuário apenas lançar valor no caixa, e visualizar apenas o que ele mesmo lançou;
Usuários com acesso total: essa permissão possibilita que o usuário faça lançamento, visualize todos os lançamentos do caixa (independente de quem lançou) e veja também o saldo total e o extrato desse caixa.
Para entender um pouco mais a respeito destas permissões, temos um artigo completo a respeito:
3. Quais caixas criar? 🤔
Você poderá criar diversos caixas, conforme a sua necessidade. Indicamos que sejam criados caixas para todos os locais nos quais você receberá valores ou retirará valores. Não indicamos que sejam criados caixas para membros da equipe da clinica que realizam movimentações, por exemplo.
Abaixo apresentamos 2 sugestões de organização de caixas, ambas estão detalhadas no E-book completo sobre Caixas!
Formato orientado
Esse formato é ideal para clínicas e consultórios que possuem um administrador ou responsável pela gestão financeira. Também é recomendado para equipes que já têm uma rotina de controle financeiro e familiaridade com esse tipo de organização.
Neste formato indicamos que sejam criados os seguintes caixas:
Caixas para cada conta bancária utilizada, para pix, transferências, cartões de crédito ou débito;
Um para dinheiro físico e cheques, se houver na clínica;
Um para investimentos, caso realizem e queiram acompanhar esses valores, pois eles impactam a saúde financeira geral;
Temporários, para outros locais que movimentam valores, como contas de maquininhas, onde o dinheiro fica até ser transferido para outro caixa.
Este é o padrão ideal que orientamos a nossos clientes para iniciar seu controle financeiro via software da GestãoDS. Com este padrão é possível estabelecer um controle financeiro mais detalhado.
Formato adaptado
Esse formato é ideal para clínicas e consultórios que ainda não têm muita experiência em controle financeiro, estão no início das operações e precisam de uma solução mais simplificada. Nesses casos, é possível adotar um modelo adaptado para facilitar a gestão e adaptação inicial.
Neste formato indicamos que sejam criados 2 caixas:
Um para registrar todas as transações feitas por banco, Pix, cartão ou boleto;
Um para dinheiro físico e cheques, se houver na clínica.
Nesse formato, o foco é apenas registrar os valores recebidos e pagos diariamente, sem realizar um acompanhamento detalhado.
Informações importantes
Apenas usuários com a permissão de ADMINISTRADOR ou SUPER ADMINISTRADOR conseguem criar caixas. Clique aqui e entenda melhor as permissões administrativas.
Se algum usuário é adicionado ao sistema APÓS a criação do caixa, será preciso editar as permissões, liberando-o para lançamento e/ou visualização.
Ficou com alguma dúvida?
Nossa equipe do suporte está disponível através do ícone roxo no canto inferior esquerdo da tela para auxiliar!