O passo a passo para transcrever um atendimento com a Helô é bem simples, mas antes de começar é importante revisar alguns pontos:
Você configurou a agente? Se não, precisa conferir o nosso artigo sobre essa etapa: clique aqui.
Antes de iniciar uma transcrição, você deve verificar com qual microfone está captando o áudio do atendimento. Logo abaixo, mostramos como fazer essa configuração.
A transcrição só pode ser feita uma vez por consulta.
Configurações antes de iniciar a transcrição
Com o prontuário do paciente aberto, clique no botão "Iniciar a transcrição com IA". Ao iniciar o primeiro atendimento em que você vai usar a Inteligência Artificial de transcrição, é preciso configurar o microfone e revisar os avisos.
Em "microfone", selecione qual microfone será utilizado para captar o áudio.
Caso apareça a mensagem "nenhum microfone encontrado", é possível que você não tenha permitido ao navegador acessar o seu microfone quando estiver no site da GestãoDS.
É indispensável permitir que o seu navegador acesse o microfone. Para habilitar essa permissão, siga o passo a passo:
Para ter certeza que marcou o dispositivo certo e que o microfone está captando o áudio corretamente, clique em "testar o microfone". Fale próximo ao microfone. Se o áudio estiver funcionando bem, as barras do medidor ficarão verdes e aparecerá a mensagem "sinal de áudio detectado". Quando terminar o teste clique em "finalizar o teste".
Leia com atenção os avisos antes de prosseguir para a transcrição, é obrigatório marcar a caixa "estou ciente que esta transcrição é única por consulta". Já a opção "não mostrar esse aviso novamente" é opcional. Para finalizar, clique no botão "entendi, iniciar transcrição".
Como usar a transcrição por IA
Lembre-se de solicitar, antes do atendimento começar, a permissão do paciente para utilizar a transcrição por Inteligência Artificial.
Com o prontuário do paciente aberto, clique no botão "iniciar a transcrição com IA", uma janela pequena abrirá no canto superior direito da tela.
Opções da tela da transcrição:
Microfone
Escolha qual microfone quer usar para captar o áudio da conversa. Por padrão, estará definido o microfone que você escolheu nas configurações. Caso queira mudar, clique sobre o nome do microfone em azul e selecione outra opção.
Modelo de anamnese
Selecione o modelo que será utilizado para organizar as informações da transcrição. Por padrão, estará selecionado o modelo que você definiu como padrão nas configurações. Se quiser, você pode trocar e escolher outro modelo da lista.
💡Nas configurações da agente Helô, você pode personalizar e criar modelos do zero com a ajuda de inteligência artificial. Os modelos de anamnese criados irão aparecer nesta lista.
Iniciar transcrição
Quando estiver pronto(a) para iniciar, clique no botão "iniciar a transcrição".
Minimizar, mover ou fechar
No topo da tela, você pode clicar no ícone de (-) e minimizar a tela, mover para outros cantos da tela ou fechar (encerrar a gravação).
Descartar: caso queira excluir a transcrição que já iniciou e começar outra do zero, clique em "pausar transcrição", "descartar" e depois em "descartar mesmo assim".
Todas as informações que foram gravadas serão perdidas ao descartar a transcrição. Essa ação não pode ser desfeita.
Pausar: caso precise fazer uma pequena pausa ou parar a gravação por um tempo, clique em "pausar transcrição". Dessa forma, você não vai perder o que já foi gravado e pode retornar a gravação do ponto em que ela foi interrompida, clicando em "continuar transcrição".
💡 Recomendamos que use sempre o "pausar transcrição" para interromper sem perder tudo o que já foi conversado com o paciente.
Quando terminar a consulta com o paciente, clique no botão vermelho "finalizar" para que a IA comece a processar a transcrição.
Atenção: só clique em "finalizar" quando o atendimento estiver totalmente encerrado. É permitida apenas uma transcrição por consulta, não sendo possível refazer o processo neste mesmo atendimento.
Transcrição concluída
Quando a transcrição for finalizada, uma nova tela abrirá automaticamente. Ela exibirá a transcrição do lado esquerdo e, do lado direito, as sugestões da agente Helô para criar tarefas no CRM com base no que foi dito no atendimento.
Na guia "anamnese estruturada", a IA organiza os dados em tópicos, seguindo o modelo de anamnese que você personalizou nas configurações da agente Helô.
É possível editar a transcrição clicando no ícone de lápis e adaptando o texto como preferir. Depois de editar, basta clicar no botão "salvar".
Ao lado do ícone de lápis, há o ícone de copiar o conteúdo. Clique sobre ele quando quiser copiar a transcrição.
Para salvar a transcrição no prontuário, basta clicar no botão "aplicar no prontuário".
A transcrição ficará salva no prontuário, no primeiro campo, com o nome "transcrição por IA".
Ao lado do botão de "corrigir termos médicos", há dois ícones para avaliar a qualidade da transcrição. O envio desse feedback é totalmente opcional, mas nos ajuda a aprimorar a precisão do sistema.
Caso selecione a opção negativa, um campo será exibido para que você possa detalhar o que pode ser melhorado.
Na guia “transcrição completa”, você encontra de forma literal tudo o que foi conversado com o paciente, sem estrutura em tópicos.
Também há as opções de: editar o texto, copiar, aplicar no prontuário e enviar um feedback clicando nos icones de avaliação.
Na guia "avaliação da consulta", a agente Helô fornece um feedback sobre o desempenho do atendimento médico, trazendo pontos positivos e de melhoria. Helô destaca pontos importantes como: clareza, empatia, tempo de fala e tempo de escuta.
Correção de termos médicos
Você pode corrigir e ensinar termos médicos à agente Helô. Basta cadastrar o termo desejado no vocabulário personalizado da assistente. Assim, a precisão das próximas transcrições será ainda melhor.
Para isso, clique no botão "corrigir termos médicos".
Em "o que aparece na transcrição", escreva exatamente como a IA transcreveu o termo. Em seguida, em "como Helô deve transcrever" escreva o termo correto que você deseja que ela utilize.
Clique na opção que aparece logo abaixo: (+) criar "nome do termo". Por último, clique no botão "salvar correção".
💡 Dica: Você também pode configurar previamente os termos nas configurações da agente, em "vocabulário personalizado para a Helô". Os termos já cadastrados aparecerão como sugestão na lista de "como a Helô deve transcrever".
Helô lembra o histórico do paciente em cada retorno
Se você já utilizou a Helô para transcrever a consulta com o paciente, no próximo atendimento, a Helô vai lembrá-lo(a) sobre os principais tópicos abordados na consulta anterior.
Clique no icone de estrelas para ver o resumo da Helô, que conta com:
Sugestão da agente de como iniciar a conversa;
Data do último atendimento transcrito por IA;
Resumo clínico do último atendimento transcrito por IA;
Tarefas abertas no CRM vinculadas ao paciente;
Insight da última consulta;
Avaliação/feedback do último atendimento.
Clique aqui e leia nosso artigo sobre as ações da agente Helô no CRM da GestãoDS.