Antes de começar este artigo, lembre-se:
É indispensável realizar as configurações iniciais da agente Helô antes de começar a utilizar a Inteligência Artificial.
Caso ainda não tenha configurado, veja como fazer acessando nosso artigo: como configurar a Helô.
Quando a transcrição do atendimento é finalizada, uma tela dividida em duas partes aparece: no lado esquerdo fica a transcrição e, no lado direito, as ações sugeridas pela agente Helô para serem adicionadas ao CRM.
As ações sugeridas pela agente são separadas em 3 etapas diferentes do funil da Helô:
Pós-atendimento: atividades que a equipe precisa fazer, como enviar materiais ou orientações para o paciente após o atendimento, marcar outra consulta e outros;
Interesses do paciente: registra procedimentos, tratamentos ou tecnologias que o paciente demonstrou interesse durante o atendimento e podem virar oportunidades reais;
Acompanhamento: datas e combinados que foram feitos com o paciente, como agendamento de retorno e outras ações de assistencia ao paciente.
Aceitar ou recusar sugestões da agente
Cabe ao médico(a) aceitar ou rejeitar as sugestões, por exemplo: após finalizar a transcrição, a agente Helô identificou as seguintes ações para o CRM:
Para aceitar a sugestão, basta clicar no icone azul de "check" no canto inferior direito. Assim, a Helô criará um card no CRM atrelado ao paciente, com aquela ação em formato de tarefa.
Caso queira recusar uma sugestão, basta clicar no ícone vermelho de “X". A tarefa ficará tachada em vermelho.
⚠️Recusar uma sugestão é irreversível. Caso queira adicionar ao CRM uma sugestão que foi recusada, será necessário criar uma nova ação de forma manual.
Como editar e personalizar uma sugestão
Outra opção é editar uma sugestão de ação da agente Helô, você pode deixá-la mais detalhada. Para isso, vá até a ação desejada e clique no icone de "lápis". É possível editar o título e a descrição, quando terminar, clique em "salvar".
Todas as ações sugeridas pela agente Helô podem ser editadas. Além disso, há outras possibilidades de personalização:
Mudar etapa do card no funil: caso a Helô tenha definido a categoria como um interesse, mas você deseja mudar para outra etapa do funil, é possível. Clique sobre o nome da categoria e escolha na lista a que deseja. Assim, quando a atividade for enviada para o CRM, estará na categoria que você definiu.
Prioridade: é possivel identificar para a sua equipe a prioridade daquela tarefa, você pode sinalizar como: "urgente", "alta", "normal" ou "baixa". Clique no ícone de bandeira e defina.
Responsáveis pela tarefa: as etapas (pós-atendimento, interesses e acompanhamentos) tem como responsável os membros da equipe que você indicou quando configurou o funil da agente Helô. Se precisar alterar a atribuição de uma atividade específica, clique no ícone de usuário e selecione a pessoa desejada.
Prazo para realizar a tarefa: por padrão, é preenchida com a data da transcrição. Para mudar, clique sobre a data e depois selecione a dia desejado no calendário.
Como criar uma nova ação manual
Na mesma tela da transcrição, também há a opção de criar uma tarefa de forma manual. Essa tarefa será enviada para o CRM em um card vinculado ao paciente e ao atendimento. Utilize essa opção quando quiser adicionar uma ação que a agente Helô não identificou na transcrição.
Para isso, escolha qual das 3 etapas do funil a tarefa corresponde: pós-atendimento, interesses do paciente ou acompanhamentos. Para incluir a tarefa, clique em "+criar nova ação".
A etapa do funil já estará selecionada com o nome da etapa que você scolheu criar a tarefa.
💡Preste atenção para escolher a etapa correta, pois você não vai conseguir editar a etapa nesta tela. A mudança de etapa só poderá ser realizada no CRM.
Comece identificando o título da tarefa, por exemplo: "Agendar retorno 15 dias após a aplicação do botox".
O único campo obrigatório para preenchimento é o título, mas é possível deixar a ação mais completa. Você pode marcar quem serão os responsáveis pela tarefa, mudar o prazo e identificar a prioridade.
Também é possível incluir uma descrição para a equipe. Para finalizar, clique em "criar ação" e a tarefa será automaticamente enviada para o card no CRM.
Depois que terminar as edições das tarefas para o CRM, você pode fechar a tela da transcrição. Todas as ações que você aceitou e criou estarão no funil da agente Helô no CRM.
Veja abaixo como ficam os cards no CRM, dentro do funil da agente Helô:
Ao clicar sobre o card de um paciente em especifico, você encontra as tarefas no final do card:
