Se você não possuia o CRM da GestãoDS antes de contratar a Helô, leia esse artigo para entender: o que é o CRM, como personalizar o seu funil, como criar funis e gerenciar as permissões.
🤔 O que é um CRM?
O CRM é como chamamos o "quadro de tarefas" do seu consultório. É uma ferramenta que reúne em um só lugar e organiza as tarefas que você e sua equipe precisam fazer. Essas tarefas são vinculadas ao cadastro de um paciente.
Pense em um quadro dividido em colunas, como "Novo contato", "Agendado", "Atendido" e "Retorno". Cada paciente é um cartão que vai passando de coluna conforme avança na jornada. Assim, fica fácil enxergar quem precisa de atenção e ninguém se perde no meio do caminho.
Visão do funil do CRM:
Com o CRM, é possível estruturar melhor os atendimentos e os pós-atendimentos, visualizar em qual etapa o paciente está e evitar a perda de oportunidades. A ferramenta pode ser utilizada de diferentes maneiras e personalizada de acordo com a rotina de cada equipe.
✨ O que a Helô faz no CRM
Após realizar a transcrição da consulta, a agente Helô cria sugestões de ações/tarefas para a equipe realizar após o atendimento. As sugestões de tarefas que forem aceitas pelo(a) médico(a), são enviadas automáticamente para o CRM no funil da agente Helô.
💡As configurações do CRM são diferentes das configurações da agente Helô. Recomendamos que primeiro faça as configurações da agente. Clique aqui para ver o passo a passo.
⚙️Configurações do funil
Acesse o CRM no menu lateral esquerdo e o CRM irá abrir no funil da agente Helô. O funil já estará preenchido com as 3 etapas padrão: ações pós atendimento, interesses do paciente e acompanhamentos.
O primeiro passo é configurar o funil, essa configuração é opcional. Clique em "configurações" e depois em "configurar funil".
Não é possível alterar as 3 etapas padrão da Helô (ações pós atendimento, interesses do paciente e acompanhamentos), você pode apenas adicionar novas etapas ao seu funil do CRM.
⚠️ Logo após a transcrição, a agente Helô não cria sugestões de tarefas para as novas etapas criadas, apenas para as 3 etapas padrão.
Na tela de personalização do funil, você pode adicionar uma nova etapa em 4 categorias diferentes:
Não iniciado: ideal para etapas inicais do CRM, por exemplo: quando a ação ainda não foi realizada;
Ativo: para cards que estão em andamento, o atendimento ou a tarefa está sendo realizada;
Concluído: ideal para cards que foram finalizados com sucesso;
Fechado: um status para os cards que por algum motivo não tiveram sucesso.
Escolha uma das categorias e clique logo abaixo dela em "+adicionar novo status".
Como exemplo, vamos criar duas novas etapas: uma para os cards concluídos com sucesso e outro para casos em que não se tem um retorno do paciente.
A categoria já estará preenchida, escolha uma nome para esse status e também uma cor para identificá-lo. Para criar, clique no botão "adicionar status". Lembre-se de salvar.
As novas etapas criadas serão adicionada ao funil da agente Helô.
Sempre que precisar criar uma nova etapa ou editar uma já existente, basta seguir o caminho "configurações" e "configurar funil". Para editar, clique nos três pontinhos ao lado do nome do status e depois em "editar" ou "excluir".
Como criar um novo funil
O funil da Helô já vem criado automáticamente em sua conta, mas também é possível criar outros funis para a organização da sua equipe. Você pode criar quantos funis quiser.
❗Importante: Os novos funis criados não tem a agente Helô, os cards e tarefas devem ser criados de forma manual pela equipe.
Para criar um funil, com o CRM aberto clique no botão "+meus funil" e depois em "novo funil".
Comece determinando o nome do funil, é preciso que seja fácil de identificar, por exemplo: "atendimento via WhatsApp".
Para criar a estrutura do seu funil, clique em "+adicionar novo status". Em seguida, insira o nome da etapa, selecione uma cor e clique em "adicionar status". Repita esse procedimento para cada etapa que deseja adicionar.
Quando terminar de criar todas as etapas, clique em "salvar" e o seu novo funil será criado.
🔏 Permissões do CRM
Uma configuração extremamente importante é definir quem da sua equipe terá acesso ao CRM e poderá gerenciá-lo.
Com o CRM aberto, acesse “configurações” e clique em “configurações gerais do CRM”.
É neste espaço que você vai definir as permissões e quais usuários da clínica poderão utilizar o CRM. Em "selecionar usuários", escolha um membro da equipe para editar as permissões.
👤 Não é possível selecionar mais de um usuário ao mesmo tempo, porém depois você pode clicar no botão "salvar e replicar para outros" e destinar as mesmas permissões a outros usuários.
A primeira definição está relacionada aos cards do funil, que são os cartões onde ficam reunidas as principais informações do paciente e do serviço de interesse.
Cards: Determine se o usuário terá permissão para criar, editar ou excluir os cartões.
Logo abaixo, estão as permissões relacionadas ao funil, que é todo o conjunto de etapas. É possível editar, criar um novo do zero ou deletar.
⚠️ Atenção:
Funil da agente Helô: não pode ser excluído por conter as automações de Inteligência Artificial.
Novos funis: podem ser criados e excluídos normalmente, porém funcionam de forma 100% manual (sem a integração com a agente Helô).
Funil: defina se o usuário terá o poder de criar, deletar ou editar funis.
Geral: Por fim, há a opção de permitir ou não que o usuário gerencie as permissões do CRM.
Por padrão, apenas o super administrador possui essa autorização. Caso necessário, ele pode conceder esse acesso a outros usuários, que também poderão gerenciar permissões.
⚠️ Importante: um usuário com permissão de super administrador não pode alterar as permissões do CRM de outro usuário super administrador.
Quando terminar de personalizar as permisões, há duas opções de como salvar. No botão azul "salvar", você define as permissões que configurou apenas para o usuário selecionado.
Já ao clicar no botão "salvar e aplicar para todos", tem a opção de replicar essas mesmas permissões para outros usuários específicos ou para todos da equipe. Selecione qual deseja e clique em "salvar".
Pronto, você finalizou as configurações e já pode começar a utilizar o seu CRM.