Acesse o CRM no menu lateral esquerdo do sistema e visualize o funil da agente Helô.
Os cards criados pela agente Helô durante os atendimentos estarão dispostos em uma das 3 etapas correspondentes: ações pós-atendimento, interesses do paciente e acompanhamentos.
✨ Os cards criados pela Helô ficam identificados com um simbolo de estrelas.
No card, você consegue visualizar:
Se há marcadores vinculados ao card (botox, vip)
Nome do card - nome do paciente + data do atendimento
Se for criado pela agente Helõ (icone estrelas)
O nome do paciente a quem o card está vinculado
Data que o card foi criado
Valor do negócio ($)
Responsáveis por aquele card (👤)
Em qual etapa está (pós-atendimento, interesses ou acompanhamentos)
Prioridade (icone de bandeira)
Número de tarefas (0/2)
Arquivos anexados (icone clip)
Comentários (icone balão de conversa)
💡Dentro de um mesmo card pode conter diversas tarefas. As tarefas são agrupadas por atendimento e etapa.
Opcional: como criar uma nova etapa no funil da Helô
Além das 3 etapas padrão, você também pode adicionar mais etapas no funil da agente.
⚠️ A agente Helô não irá adicionar tarefas para as novas etapas criadas. Ela dá sugestões de ações apenas para as etapas de pós-atendimento, interesse do paciente e acompanhamentos.
Para criar uma etapa nova no funil, acesse "configurações" e "configurar funil". A tela de personalização do funil abrirá.
É possível criar a nova etapa em qualquer opção do funil: não iniciado, ativo, concluído ou fechado. Encontre a que melhor se encaixa na etapa que quer incluir, exemplos:
Em "concluído" adicionar uma etapa para cards de atendimentos finalizados com sucesso;
Em "fechado" incluir uma etapa para os pacientes que recusaram a proposta de orçamento;
Em "não iniciado" criar um status para quando ainda está esperando o retorno do paciente.
Como exemplo, vamos incluir uma etapa para atendimentos concluídos. Para isso, vamos até a etapa desejada e clique em "+adicionar nova etapa". Em seguida, basta dar um nome para a etapa, escolher a cor do status e selecionar "adicionar etapa". Lembre-se de salvar as alterações.
Você consegue personalizar os nomes e etapas da forma que melhor se adequar a realidade da sua clínica. Veja como fica o funil com uma etapa adicional:
⏩ Movimentando os cards pelo funil
Conforme o atendimento avança, os cards podem ser movimentados entre as etapas do funil, tanto para etapas seguintes quanto para etapas anteriores. Há duas formas de fazer essa mudança.
A forma mais prática de fazer isso é clicando, segurando e arrastando o card até a etapa desejada. Quando chegar na etapa, basta soltar o card.
A outra forma de realizar essa alteração é clicando sobre o nome da etapa que está dentro do card, o texto em azul. Escolha outra etapa da da lista e clique sobre ela para mudar.
Como editar um card
Para editar as informações de um cartão, é preciso clicar sobre ele para a tela de personalização abrir.
Na tela de edição, você tem as informações do card separadas por tópicos:
Negócio
É possível alterar todas as informações do card. Em "nome do negócio" basta clicar e modificar o texto, logo abaixo, é possível mudar o paciente que esse card está vinculado, escolhendo outro da lista.
O valor do negócio é muito útil para casos em que há o interesse em algum serviço especifico. Insira também um prazo para finalizar as tarefas do card.
Logo abaixo, você pode identificar por qual canal esse paciente chegou até a clínica. Há algumas sugestões de origens, como: Instagram, Google, Facebook e outras.
Origem é uma opção exclusiva que aparece apenas para quem possui o ChatGDS.
Além dessas sugestões, também é possível criar outras origem de forma manual. Basta clicar sobre uma das sugestões ou ir em "criar nova origem", escrever o nome, clicar em "criar" e depois selecionar.
Você também pode identificar o card com marcadores específicos. Assim, é possível categorizar o card. Clique em "selecionar marcadores" e depois em "criar novo marcador". A partir disso, escreva o texto, clique em "criar" e depois clique sobre o marcador para adicionar.
🏷️ Os marcadores são exclusivos do CRM e não tem relação com as etiquetas do cadastro do paciente.
Qualificação
Em "qualificação", é possivel mudar a etapa do funil que o card está, a prioridade das tarefas e também quem são os responsáveis.
Descrição
Espaço para adicionar ou editar uma observação.
Logo abaixo, temos a lista de tarefas que vamos aprofundar em outro tópico. Na sequência há a opção de adicionar arquivos no card.
Anexar arquivos no card
Caso queira adicionar algum arquivo no card é possível, como por exemplo: exames, cartilha de orientações e outros.
Para isso, basta clicar sobre o campo "arraste os arquivos aqui ou procure" e selecionar o documento que deseja.
Além de clicar, outra opção é arrastar e solta a documentação dentro deste campo de arquivos.
Tipos de arquivos aceitos: imagens (png, jpg, jpeg, gif), PDF e documentos (doc, docx).
Limite de tamanho: 10 MB por arquivo.
Ao passar o cursor sobre o arquivo você pode ver a data e horário que ele foi enviado. Ao clicar nos três pontinhos, você pode escolher entre baixar o documento ou excluir.
Como funciona as tarefas
As tarefas criadas pela agente Helô e aprovadas pelo médico(a), ficam dentro dos cards. É possível visualizar quantas tarefas existem dentro de um mesmo cartão, o número de tarefas fica no canto inferior direto.
Por exemplo, no seguinte cartão há 2 tarefas criadas e nenhuma concluída, por isso "0/2". Quando uma tarefa for marcada como concluída, irá aparecer como "1/2", e quando todas as tarefas forem finalizadas apresentará "2/2".
Ao passar o mouse sobre o esse número de tarefas, você vai ver a explicação por escrito, conforme abaixo:
Tarefa vencida: se o prazo definido para concluir a tarefa já tiver expirado, o número de tarefas irá aparecer em vermelho.
Como visualizar as tarefas
Para ver a tarefa no card, clique sobre o nome card e na tela de edição, vá até o final da pagina.
Como marcar uma tarefa como concluída
Assim que a ação for concluída, basta ir na lista de tarefas e selecionar o quadrado que fica no lado esquerdo da descrição.
Como gerenciar e editar tarefas
Com a lista de tarefas aberta, é possível fazer diversas edições:
Responsável: ao clicar sobre o icone de usuário, é possivel mudar quem serão os responsáveis pela tarefa.
Prioridade: no icone de bandeira, você define a prioridade de resolver a tarefa: urgente, alto, normal ou baixo.
Data: clicando sobre a data, é possível mudar o prazo para realização da tarefa.
Editar: clicando nos três pontinhos e selecionando "editar", é possível mudar o título e a descrição da terefa. Quando terminar clique em "salvar".
Como fazer comentários nos cards
É possível deixar comentários dentro dos cards. Essa função é muito útil quando há mais de uma pessoa da equipe responsável por realizar as tarefas de um mesmo card.
Para comentar, clique sobre o título do card para abri-lo. Na coluna do lado direito, você encontrará o espaço dedicado aos comentários.
Você pode visualizar os comentários feitos por outras pessoas da equipe e também deixar as suas próprias mensagens.
Escreva a sua mensagem de texto e clique no ícone de seta para cima (⬆️) para enviar.
Máximo de até 1000 palavras por comentário!
Clicando nos três pontinhos, você pode copiar o texto, editar ou excluir a mensagem.
No funil do CRM, é possível identificar se um card possui comentários observando se há um ícone de balão de conversa no canto inferior direito.
Transformando uma tarefa em card
Caso queira que uma ação vire um card no CRM, basta acessar a lista de tarefas, clicar nos três pontinhos e depois em "transformar essa tarefa em um card". Finalize confirmando no botão "trasformar em card".
Como excluir uma tarefa
Na lista de tarefas, clique sobre os três pontinhos e depois em "excluir". Confirme que deseja excluir a tarefa clicando em "confirmar".
❗Atenção: essa ação não pode ser desfeita.
Como criar uma nova tarefa de forma manual
Há duas formas de criar do zero uma nova tarefa sem a ajuda da Helô:
Dentro de um card
Clique sobre o card que quer adicionar a tarefa, role até o final da tela e clique em "+adicionar tarefa". Dê um título e descreve a tarefa que deseja criar. Também é possível editar quem serão os responsáveis, a prioridade e o prazo. Finalize clicando no botão "salvar".
Vinculado a um card
No CRM, acesse "tarefas" e clique no botão "+nova tarefa". Em seguida, vincule a ação que está sendo criada a um card já existente (obrigatório).
Preencha todos os campos e depois clique em "salvar".
🔏 Quem tem permissão para gerenciar cards no CRM?
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