Acesse o CRM no menu lateral esquerdo do sistema e visualize o funil da agente Helô.
Os cards criados pela agente Helô durante os atendimentos estarão dispostos em uma das 3 etapas correspondentes: ações pós-atendimento, interesses do paciente e acompanhamentos.
✨ Os cards criados pela Helô ficam identificados com um simbolo de estrelas.
💡Dentro de um mesmo card pode conter diversas tarefas. As tarefas são agrupadas por atendimento e etapa.
Opcional: como criar uma nova etapa no funil da Helô
Além das 3 etapas padrão, você também pode adicionar mais etapas no funil da agente.
⚠️ A Helô não irá adicionar tarefas para as novas etapas criadas. Ela dá sugestões de ações apenas para as etapas de pós-atendimento, interesse do paciente e acompanhamentos.
Para criar uma etapa nova no funil, acesse "configurações" e "configurar funil". A tela de personalização do funil abrirá.
É possível criar a nova etapa em qualquer opção do funil: não iniciado, ativo, concluído ou fechado. Encontre a que melhor se encaixa na etapa que quer incluir, exemplos:
Em "concluído" adicionar uma etapa para cards de atendimentos finalizados com sucesso;
Em "fechado" incluir uma etapa para os pacientes que recusaram a proposta de orçamento;
Em "não iniciado" criar um status para quando ainda está esperando o retorno do paciente.
Como exemplo, vamos incluir uma etapa para atendimentos concluídos. Para isso, vamos até a etapa desejada e clique em "+adicionar novo status".
Em seguida, basta dar um nome para a etapa, escolher a cor do status e selecionar "adicionar status". Lembre-se de salvar as alterações.
Você consegue personalizar os nomes e etapas da forma que melhor se adequar a realidade da sua clínica. Veja como fica o funil com uma etapa adicional:
⏩ Movimentando os cards pelo funil
Conforme o atendimento avança, os cards podem ser movimentados entre as etapas do funil, tanto para etapas seguintes quanto para etapas anteriores. Há duas formas de fazer essa mudança.
A forma mais prática de fazer isso é clicando, segurando e arrastando o card até a etapa desejada. Quando chegar na etapa, basta soltar o card.
A outra forma de realizar essa alteração é clicando sobre o card e selecionando o nome de outra etapa no tópico "qualificação" em “etapa do funil”.
Como editar um card
Para editar as informações de um cartão, é preciso clicar sobre ele para a tela de personalização abrir.
Negócio
É possível alterar todas as informações do card. Em "nome do negócio" basta clicar e modificar o texto, logo abaixo, é possível mudar o paciente que esse card está vinculado, escolhendo outro da lista. A valor do negócio é muito útil para casos em que há o interesse em algum serviço especifico.
Por padrão, o "nome do negócio" vem com o nome do paciente e a data do atendimento.
Qualificação
Em "qualificação", é possivel mudar a etapa do funil que o card está, a prioridade das tarefas e também quem são os responsáveis.
Rastreabilidade
É possível identificar por qual canal esse paciente chegou até você. Além das sugestões, você consegue criar uma origem. Basta clicar sobre uma das sugestões ou ir em "criar nova origem", escrever o nome e selecionar.
Outra opção de rastreamento é adicionar etiquetas especificas, que podem ser criadas na hora para categorizar o negócio. Clique em "selecionar etiquetas" e depois em "criar nova etiqueta". A partir disso, escreva o texto e clique em "criar".
Descrição
Espaço para adicionar ou editar uma observação.
Logo abaixo, temos a lista de tarefas que vamos aprofundar no próximo tópico. Lembre-se de clicar no botão "salvar" para que suas edições sejam concluídas.
Como funciona as tarefas
As tarefas criadas pela agente Helô e aprovadas pelo médico(a), ficam dentro dos cards. É possível visualizar quantas tarefas existem dentro de um mesmo cartão, o número de tarefas fica no canto inferior direto.
Por exemplo, no seguinte cartão há 2 tarefas criadas e nenhuma concluída, por isso "0/2". Quando uma tarefa for marcada como concluída, irá aparecer como "1/2", e quando todas as tarefas forem finalizadas apresentará "2/2".
Ao passar o mouse sobre o esse número de tarefas, você vai ver a explicação por escrito, conforme abaixo:
Tarefa vencida: se o prazo definido para concluir a tarefa já tiver expirado, o número de tarefas irá aparecer em vermelho.
Como visualizar a lista de tarefas
Para ver a tarefa por escrito, clique sobre o card e na tela de edição, vá até o final da pagina.
Como marcar uma tarefa como concluída
Assim que a ação for concluída, basta ir na lista de tarefas e selecionar o quadrado que fica no lado esquerdo da descrição.
Como gerenciar e editar tarefas
Com a lista de tarefas aberta, é possível fazer diversas edições:
Responsável: ao clicar sobre o icone de usuário, é possivel mudar quem serão os responsáveis pela tarefa.
Prioridade: no icone de bandeira, você define a prioridade de resolver a tarefa: urgente, alto, normal ou baixo.
Data: clicando sobre a data, é possível mudar o prazo para realização da tarefa.
Editar: clicando nos três pontinhos e selecionando "editar", é possível mudar o título e a descrição da terefa. Quando terminar clique em "salvar".
Como tranformar uma tarefa em card
Caso queira que uma ação vire um card no CRM, basta acessar a lista de tarefas, clicar nos três pontinhos e depois em "transformar essa tarefa em um card". Finalize confirmando no botão "trasformar em card".
Como excluir uma tarefa
Na lista de tarefas, clique sobre os três pontinhos e depois em "excluir". Confirme que deseja excluir a tarefa clicando em "confirmar".
❗Atenção: essa ação não pode ser desfeita.
Como criar uma nova tarefa de forma manual
Há duas formas de criar do zero uma nova tarefa sem a ajuda da Helô:
Dentro de um card
Clique sobre o card que quer adicionar a tarefa, role até o final da tela e clique em "+adicionar tarefa". Dê um título e descreve a tarefa que deseja criar. Também é possível editar quem serão os responsáveis, a prioridade e o prazo. Finalize clicando no botão "salvar".
Vinculado a um card
No CRM, acesse "tarefas" e clique no botão "+nova tarefa". Em seguida, vincule a ação que está sendo criada a um card já existente (obrigatório).
Depois, preencha todos os campos para descrever qual será a tarefa e lembre-se de salvar.
🔏 Quem tem permissão para gerenciar cards no CRM?
Se você está acessando o CRM pela primeira vez e não sabe como funciona as permissões, acesse nosso artigo sobre como configurar o CRM: clique aqui.