Para solicitar uma assinatura, você já deve ter um modelo de documento criado no sistema ou um arquivo PDF pronto em seu computador. Se você ainda não sabe como criar um modelo, clique aqui.
Solicitando a assinatura
Em “serviços”, acesse a funcionalidade de "assinatura documentos" e clique no botão “+nova assinatura”.
De um título ao documento e em seguida escolha entre:
Enviar um arquivo em PDF: clique em “importar documento” para enviar um arquivo direto do seu computador;
Usar um modelo do sistema: clique em “selecionar modelo” e escolha o nome do documento que você já criou na plataforma;
Criar um modelo novo: Selecione o sinal de (+) para abrir a tela de edição e escrever o texto do zero.
Depois de escolher o documento para a assinatura, informe se quer vincular a um orçamento ou agendamento.
Para vincular a um agendamento, é necessário que o atendimento já esteja marcado na agenda. Informe:
O nome do paciente
A data do atendimento
Clique em “agendamento” e selecione o atendimento que deseja vincular.
Finalize clicando em “ir para assinatura”.
Agora, se quiser vincular a um orçamento, ele já deve ter sido criado anteriormente e estar com o status de "ganho". Nesse caso, informe:
Quem é o paciente
O nome do orçamento que deseja vincular
Para seguir para o envio, clique em “ir para assinatura”.
Como adicionar signatários e encaminhar um documento para assinatura
Caso você tenha optado por não vincular o documento a um agendamento ou orçamento, você precisará identificar manualmente quem irá assinar o arquivo.
Para fazer isso, na tela de configurar assinatura, clique no botão “+ adicionar signatário”.
Na nova tela, se você deseja que sua assinatura também conste no documento, marque a opção “eu quero assinar”.
No campo “tipo”, selecione se o signatário é um paciente, usuário do sistema, contato ou avulso. Se ele já tiver cadastro, o sistema irá sugerir os nomes registrados.
Em seguida, informe o e-mail (obrigatório) e celular (opcional) da pessoa que vai receber o documento para assinatura.
Se mais de uma pessoa vai assinar o mesmo documento, basta clicar novamente em “+ adicionar signatário” e preencher os dados dos demais envolvidos. Com tudo pronto, clique em “salvar".
O último passo é enviar o documento para ser assinado, clique no botão “encaminhar para assinatura”. Os signatários irão receber o arquivo no e-mail.
Como acessar a assinatura de documentos no cadastro do paciente
Outra forma prática de solicitar uma assinatura é fazendo isso direto no cadastro do paciente. Para isso, acesse o “pacientes”, “todos os pacientes”, encontre a pessoa desejada e clique sobre o nome dela.
Dentro do cadastro do paciente, clique na guia “arquivos” e depois em “gerenciamento de documentos”. Nesse espaço, você pode iniciar o processo clicando em “+nova assinatura”.
A tela que vai abrir é idêntica a que fica na funcionalidade de assinatura de documentos, mas com uma grande vantagem: você não precisa identificar quem é o signatário principal, pois a plataforma já puxa os dados do paciente automaticamente.
Assim, basta dar um título, escolher o modelo do documento, clicar em “ir para assinatura” e depois em “encaminhar para assinatura”.
Como cancelar um documento enviado
Você pode cancelar um documento enviado caso ele ainda não tenha sido assinado.
Para cancelar, acesse “gerenciamento de documentos”, encontre o arquivo e na coluna “ações”, clique nos três pontinhos. Depois, selecione “cancelar” e confirme a “cancelar documento”.
Como enviar o documento por WhatsApp
O envio da notificação por e-mail acontece de forma automática, mas você também pode reforçar o pedido enviando o link direto pelo WhatsApp do paciente.
Na tela de “gerenciamento de documentos”, localize o arquivo enviado, vá até a coluna WhatsApp e clique em “enviar WhatsApp”. Na nova tela, confira as informações e clique novamente na opção de envio.
O sistema vai redirecionar você para o WhatsApp Web com a conversa do paciente aberta e a mensagem pronta contendo o link de assinatura, basta clicar para enviar.
⚠️ Importante: para que essa ação fique disponível, é obrigatório que o número de celular do paciente esteja registrado na plataforma. Caso contrário, a opção não vai aparecer.
Acompanhamento dos documentos
Na mesma tela de Gerenciamento de documentos, você consegue acompanhar em tempo real o andamento de cada arquivo enviado, na coluna “status”.
🟢 Assinado: todas as partes envolvidas já assinaram;
🔴 Cancelado: você mesmo cancelou o documento antes de ser assinado;
🔵Pendente: o documento foi enviado com sucesso, mas ainda aguarda a assinatura;
🟠 Recusado: o paciente abriu o link, mas optou por não assinar, clicando no botão de recusar o documento.
🤓 Vale a sua leitura: