Antes de começar a usar a Lia para atender seus pacientes no WhatsApp, é fundamental realizar as configurações iniciais. É nessa etapa que você define o tom de voz das respostas, quais informações ela pode fornecer, os horários de atendimento e as regras de agendamento.
1º - Solicite ativação
No sistema da GestãoDS, clique no ícone de configurações e depois em “integrações”. Encontre a agente de agendamento Lia e clique no botão “ver mais”.
Para pedir a ativação da agente, clique no botão “solicitar acesso”. Na nova tela, leia os termos de uso e marque a opção “li e concordo com os termos de uso”, para enviar, clique no botão “confirmar”.
Nossa equipe vai receber a sua solicitação e entrar em contato com você para liberar o acesso.
2º - Tenha um token na API GestãoDS
Com a Lia ativa, antes de ir para as configurações, é preciso que você tenha um token gerado na API GestãoDS. Para isso, vá em “configurações”, “integrações”, encontre a API GestãoDS e clique em “ver mais”.
Se você já tiver um token ativo, pode sair desta tela e ir direto para o próximo passo, que são as configurações da Lia.
Se você não possui um token, clique no botão “gerar token” e ele será criado automaticamente.
Pronto, siga para as configurações da agente.
3º - Configurações da Lia
Para acessar as configurações da Lia, clique no ícone de engrenagem (configurações), depois em “integrações” e, quando localizar a agente, clique em “ver mais”.
Role até o final da tela e clique no botão “personalizar”. É na tela seguinte que vamos definir como a Lia deve se comunicar com seus pacientes pelo WhatsApp.
Como a Lia deve se comunicar
Comece escolhendo qual o estilo de comunicação a Lia deve usar para responder ao paciente. Há 3 opções: amigável, atencioso ou profissional.
Na coluna do lado direito, você pode visualizar na prévia da Lia exemplos de cada estilo, ou seja, como a agente responde ao paciente em cada uma das opções. Clique sobre “amigável”, “atencioso” e “profissional” para conferir os exemplos.
Nome da agente
Caso queira, é possível mudar o nome da agente neste espaço. Para isso, clique no campo, apague o nome Lia e escreva o nome que você deseja. Logo abaixo, marque se deseja que esse nome apareça para o paciente ou não.
Como a Lia inicia a conversa
Determine qual será a primeira mensagem que o paciente vai receber logo depois de escolher falar com a Lia. Para personalizar, basta clicar sobre o campo e escrever a frase que desejar.
Departamento da Lia no ChatGDS
Na lista, selecione um dos departamentos que você já tem criado na sua conta do ChatGDS para vincular a Lia ou crie um novo na hora. As conversas com a agente serão direcionadas para este departamento.
Para criar um novo, clique em "+novo departamento". Na nova tela, defina um nome para o departamento (obrigatório). Você também pode mudar a cor, adicionar uma mensagem de saudação e fazer outras personalizações. Finalize clicando em "salvar".
Departamento de fuga ChatGDS
No ChatGDS, quando a Lia precisar que um atendente humano assuma, a conversa com o paciente será transferida para o departamento de fuga.
Por isso, selecione qual departamento da lista você quer que seja o seu departamento de fuga ou crie um novo departamento, clicando em "+novo departamento".
Serviços disponíveis para agendamentos
Em “serviços disponíveis para os agendamentos”, você deve selecionar quais procedimentos, exames ou cirurgias a Lia pode oferecer aos pacientes. Também há a opção de marcar “todos os serviços”, caso não queira selecionar individualmente cada um.
Para que os serviços apareçam na lista, eles já devem estar cadastrados previamente no sistema.
👉 A opção “consultas” não aparece na lista como opção porque já vem incluída como padrão.
Logo abaixo, você tem a opção “informar preços”. Ao marcar essa opção, a Lia vai informar aos pacientes os valores quando forem solicitados, seguindo os preços que estão cadastrados em cada serviço na plataforma.
Importante
Essa configuração é geral e os serviços marcados vão valer para todos os médicos da clínica. Se na sua clínica há médicos que não fazem determinados serviços, será preciso entrar em contato com o suporte para configurar um prompt IA personalizado.
Formas de pagamento
Escolha quais formas de pagamento estão disponíveis na clínica. Você tem 4 opções: pix, crédito, débito ou dinheiro.
Convênios disponíveis para os agendamentos
Caso você trabalhe com planos de saúde, é possível informar quais convênios são aceitos na clínica. Para isso, você já deve ter esses convênios cadastrados no sistema. As opções marcadas vão valer para todos os médicos da clínica.
Configuração da agenda
Para a Lia poder realizar os agendamentos na agenda, é necessário que cada profissional tenha a sua própria agenda online individual criada, exclusiva para a Lia.
Em “profissional”, identifique o médico e, em “agenda online”, selecione uma da lista caso você já tenha criado. Se ainda não tiver, crie uma nova clicando em “+ criar nova agenda online”.
Comece definindo um nome para a sua agenda. Por exemplo: Agente Lia agendamento. Você deve selecionar um dos serviços disponíveis e um tempo para cada atendimento, pois esses campos são obrigatórios para poder salvar a agenda online.
Salve a agenda e ela será adicionada ao campo “agenda online”.
Importante:
A agente Lia não vai se basear nas regras dessa agenda online criada, nem no tipo de serviço, horário ou tempo de atendimento definidos. Você não precisa personalizar essa agenda online, porque ela serve apenas como canal para a Lia ter a visualização dos horários da agenda do médico.
A Lia se baseia nas configurações da agenda de cada médico, que está registrada em caminho: “agenda”> “configurar” > configurações da agenda. São os dias e horários definidos nessa configuração que a agente irá oferecer aos pacientes.
Horário de atendimento
Há duas opções para escolher:
24 horas por dia: a Lia atende o paciente a qualquer momento, tanto durante quanto fora do horário comercial da clínica.
Horários personalizados: você escolhe em quais dias e horários a Lia estará disponível para agendar. Fora dos dias e horários configurados, a Lia não assumirá novas conversas. Personalize os períodos conforme desejar.
Informações da clínica (opcional)
Você pode adicionar duas informações sobre a clinica que a Lia compartilha esses links com o paciente. São elas:
O nome de usuário da clínica no Instagram: @suaclinica
Link da localização da clínica no Google Maps (copie do Google Maps e cole no campo)
Perguntas e respostas
Por último, você tem a opção de adicionar informações complementares para a Lia responder ao paciente com precisão. Você deve escrever a pergunta hipotética do paciente e a resposta correspondente que a Lia deve fornecer.
Você pode adicionar várias perguntas e respostas. Quanto mais informações cadastrar, mais fácil será para a Lia oferecer um atendimento completo para o paciente sem precisar passar para o atendimento humano.
Quando terminar de personalizar a sua agente de agendamento, clique no botão “salvar configurações”.
4º - Configuração no ChatGDS para o atendimento humano
É importante que você configure no ChatGDS quem será o responsável pelas conversas do departamento de fuga da Lia. Ou seja, o departamento para o qual a conversa será direcionada quando o paciente solicitar atendimento humano ou quando a agente identificar que não consegue responder às solicitações do paciente.
No ChatGDS, acesse "configurações", clique em "gestão de equipe" e depois em "membros da equipe".
Na lista de membros da equipe, encontre o usuário que será o responsável por responder às conversas do departamento de fuga da Lia.
Na coluna "ações", clique no ícone de lápis. Na tela de edição do usuário, vá até a opção "departamentos" e adicione o departamento de fuga. Clique em "salvar".
Você pode dar esse acesso a mais de um membro da sua equipe, basta seguir o mesmo passo a passo anterior.