Neste artigo, você vai ver o passo a passo de como fazer, em apenas um lançamento financeiro, a separação de um valor entre categorias e centros de custos.
❗Recomendamos que leia primeiro o artigo que explica o que são as categorias, os centros de custo e como configurá-los. Clique aqui para ler.
Há 2 formas de fazer um lançamento financeiro no sistema e assim acessar o rateio: em transações ou na agenda ao informar um pagamento.
Rateio por categorias em transações
Acesse o módulo financeiro do sistema e selecione "transações". Em seguida, escolha se deseja registrar uma "receita" ou uma "despesa" e clique no botão correspondente.
Comece preenchendo as informações gerais, como a descrição e o valor do lançamento.
Em "pagamentos", preencha as informações sobre de que forma será realizado o pagamento do valor.
Logo abaixo, você encontra o "rateio por categorias". É nesse local que você fará a separação do lançamento por categorias e centros de custo.
💡 Rateio significa fazer a divisão de uma receita ou despesa de forma proporcional entre várias partes.
É obrigatório informar a categoria financeira do lançamento, enquanto o centro de custo é opcional.
Observe que o valor que você informou aparecerá no topo do rateio, junto à valor distribuído e ao valor restante.
➡️Se você já registrou as categorias
Em "categoria 1", selecione uma das opções da lista ou pesquise uma categoria, as opções aparecem apenas quando as categorias já foram cadastradas no sistema.
Se você vinculou centros de custo a essa categoria, eles aparecerão automaticamente logo abaixo, em "centros de custo".
➡️Para quem não tem uma categoria cadastrada
É possível registrar uma categoria sem sair da tela de lançamento. Para isso, em "categoria 1", clique em "selecionar categoria financeira" e em depois selecione "+criar nova categoria".
Na nova tela, defina um nome para a sua categoria. Se você utiliza a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) do sistema, pode selecionar uma das opções da lista para vincular ao grupo (opcional). Finalize clicando no botão "salvar nova categoria".
É possível incluir múltiplas categorias em um mesmo lançamento clicando em "adicionar nova categoria". Um novo espaço se abrirá abaixo para registrar a "categoria 2", como no exemplo a seguir:
⚠️Atenção ao próximo tópico: não é obrigatório criar os centros de custo, apenas a categoria. Os centros de custo são ideais para clínicas que possuem um financeiro mais avançado e já costumam mapear esses setores.
Antes de adicionar os centros de custo, primeiro informe o valor distribuído da categoria.
Logo abaixo da categoria, há a opção de criar os centros de custo vinculados a categoria. Para isso, clique em "+adicionar centro de custo".
Clique sobre o centro de custo que foi inserido e depois em "criar novo centro". Defina um nome para ele. Por padrão, o centro de custo já estará vinculado à categoria, mas você também pode vinculá-lo a outras. Basta selecionar as categorias desejadas na lista e lembrar de salvar.
Divisão dos valores
Depois de estar com as categorias e os centros de custo (opcional) prontos, é o momento de dividir o valor do lançamento entre as categorias. Você tem duas opções: distribuir em reais (R$) ou em porcentagem (%). Marque a opção que desejar.
Distribua inserindo os valores no espaço ao lado do nome de cada centro de custo.
Quando terminar de informar os valores, revise e clique em "salvar" para finalizar a transação.
Erros na distribuição
Caso haja inconsistência entre o valor total e o valor distribuído, o sistema emitirá um alerta e mostrará em vermelho onde está a divergência.
Rateio de categorias na agenda
Na agenda, clique sobre um agendamento e depois no botão "informar pagamento".
Preencha a sessão "detalhes do atendimento" e "pagamentos". Logo abaixo, você encontrará o rateio por categorias.
A categoria já vem preenchida com o tipo do agendamento: consulta, procedimento, cirurgia, exame ou vacina.
Se você não quiser adicionar um centro de custo, basta clicar no botão "salvar" pronto. O rateio será vinculado a categoria "consulta".
É possível vincular centros de custo a essa categoria (opcional). Basta clicar em "adicionar centro de custo". Escolha uma das opções da lista (caso já tenha criado alguma antes) ou crie um novo clicando em "+criar novo centro de custo".
Na nova tela, defina um nome para o centro e, se quiser, vincule-o a outras categorias. Para finalizar, clique em "salvar centro de custo".
Caso tenha adicionado um ou mais centros de custo, distribua o valor total entre eles. Quando finalizar, clique no botão "salvar".
Como editar um rateio de categorias
Depois de finalizar um lançamento, é possível editar o rateio de categorias a qualquer momento, caso seja necessário.
Para isso, acesse "financeiro" e "transações". No relatório de transações, encontre o lançamento e clique sobre a descrição dele. Assim, os detalhes da transação irão abrir, vá até "rateio por categorias" e clique no ícone de lápis para editar.
Você pode editar a categoria financeira (caso o pagamento não tenha vindo de um agendamento), o valor distribuído e também os centros de custo. Quando finalizar a edição, clique no botão "salvar".
