O que são categorias e centros de custo?
Categoria financeira: é a natureza da receita ou despesa, ou seja, "o quê". Por exemplo: aluguel, salário de funcionários, insumos, exames laboratoriais, entre outros.
Centros de custo: é "onde" a receita ou despesa aconteceu. Classifica os lançamentos por setor, área, local ou unidade. Por exemplo: divisão por especialidades ou profissionais, por salas ou equipes (secretaria, administrativo, contábil). É como se a despesa ou receita tivesse um “endereço”.
Sem categorias e centros de custo = diversos lançamentos e trabalho redobrado
Exemplo: para lançar o pagamento de R$ 26.900 dos salários entre os setores da clínica, o gestor precisa fazer diversos lançamentos e especificar, no nome de cada um, a qual setor ou equipe a transação se refere:
➡️ 1ª Transação — Salário enfermagem — R$ 8.500
➡️ 2ª Transação — Salário administrativo — R$ 3.500
➡️ 3ª Transação — Salário equipe multidisciplinar — R$ 12.000
➡️ 4ª Transação — Salário recepção — R$ 2.900
Com categorias e centros de custo = lançamento realizado apenas 1 vez, separado por categorias
Em vez de lançar o pagamento de cada salário separadamente, basta fazer apenas 1 transação e dividir o valor entre as categorias e centros de custo.
➡️ 1º Transação — Salários (categoria) — R$ 26.900,00
↳ Enfermagem (centro de custo) — R$ 8.500
↳ Administrativo (centro de custo) — R$ 3.500
↳ Jurídico (centro de custo) — R$ 12.000
↳ Recepção / Atendimento (centro de custo) — R$ 2.900
Veja como fica essa transação no sistema:
É possível também dividir um mesmo lançamento entre mais de uma categoria.
Como criar categorias
Há duas formas de criar uma categoria: nas configurações ou no momento de realizar um lançamento.
Criando categoria no momento do lançamento
Acesse "financeiro" e selecione "transações". Clique no botão "receita" ou "despesa" para fazer um novo lançamento.
Preencha as informações gerais da transação e informe a forma de pagamento.
Logo abaixo do pagamento, você tem o "rateio por categorias". Esse espaço já vai apresentar o valor total que você preencheu em informações gerais.
💡 "Rateio" significa fazer a divisão de um custo ou despesa de forma proporcional entre várias partes.
Em "categoria financeira", clique sobre "selecione a categoria financeira". Para adicionar uma nova, clique em "+criar nova categoria".
A tela de criação será exibida, nela dê um nome à categoria que deseja criar. Se você utiliza a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), pode selecionar uma das opções da lista para vincular ao grupo (totalmente opcional). Para finalizar, clique em "salvar nova categoria".
Criando categoria nas configurações
Acesse "financeiro", depois "configurações" e clique na guia "categorias". Para criar uma nova, selecione o botão "nova categoria". Na tela, informe o nome (obrigatório) e o DRE (opcional). Lembre-se de clicar em "salvar".
Como criar centros de custo
Assim como as categorias, há duas formas de criar um centro de custo: nas configurações ou no momento do lançamento.
Configurações
No menu lateral esquerdo, clique em "financeiro", "configurações" e depois na guia "centros de custo".
Selecione o botão "novo centro de custo" e a tela de criação abrirá.
Comece determinando um nome para o centro de custo que deseja criar, esta etapa é obrigatória. Você tem a opção de descrever melhor esse centro de custo (opcional).
Como vincular um centro de custo a uma categoria
Em seguida, é possível vincular esse centro de custo nas categorias. Lembrando que a categoria é a natureza da receita ou despesa. Se a categoria desejada já estiver cadastrada, basta selecioná-la na lista. Caso não esteja, você pode registrá-la na hora clicando em "criar nova categoria". Basta dar um nome a ela e salvar.
Não é obrigatório vincular o centro de custo a uma categoria.
💡 É possível vincular diversas categorias a um mesmo centro de custo.
Quando terminar as edições, clique no botão "salvar centro de custo" e ele será adicionado ao sistema. Os centros de custo são compartilhados entre todos os usuários da mesma clínica.
Lançamento de receita ou despesa
Outra opção é criar um novo centro de custo no momento em que for lançar uma receita ou despesa.
Acesse "financeiro", depois "transações" e clique no botão "receita" ou "despesa". Preencha as informações gerais da transação, como nome e valor, e informe a forma de pagamento.
Primeiro, selecione a categoria (que é obrigatória). Se houver centros já vinculados a essa categoria, eles aparecerão como opção na lista. Para adicionar um novo, clique em "criar novo centro de custo". Determine um nome e clique em "salvar centro de custo".
O centro de custo será adicionado ao rateio e também à lista de centros de custo cadastrados.
Gerenciando categorias
Para visualizar e gerenciar as categorias criadas na sua clínica, acesse "financeiro", "configurações" e "categorias".
Assim, você visualizará a lista completa de categorias. Para editar uma categoria, clique sobre o ícone azul de lápis na coluna "ações". A tela de edição se abrirá, personalize como desejar.
Para inativar uma categoria, na tela de edição, desmarque a opção "ativo".
Para excluir uma categoria, na coluna "ações", clique no ícone de lixeira e, depois, no botão "excluir".
⚠️ Categorias que já foram vinculadas a um lançamento não podem ser excluídas. Sugerimos que inative a categoria.
Gerenciando centros de custo
Para gerenciar seus centros de custo, acesse "financeiro", "configurações" e "centros de custos".
Clicando no ícone de lápis, você pode editar todas as informações ou desativar o item selecionando "inativar centro de custo". Sempre salve as alterações.
Para excluir um centro de custo clique no ícone de lixeira.
❌ Centros de custo que já foram vinculados a lançamentos não podem ser excluidos, mas você pode inativar o centro de custo.