O sistema conta com uma área exclusiva para facilitar o envio, o acompanhamento e a gestão de documentos que precisam ser assinados. A seguir, mostramos como utilizar essa funcionalidade passo a passo:
📂 Como acessar a tela de assinaturas
Para visualizar e gerenciar as assinaturas realizadas e pendentes:
Acesse o menu lateral esquerdo;
Clique em Serviços > Assinatura de Documentos.
Nesta tela, você poderá acompanhar:
Quantos documentos foram assinados;
Quantos estão pendentes;
Quantos foram cancelados;
E quantos foram recusados.
📄 Como criar um modelo de documento padrão para assinatura
Vá até a aba Modelos de documentos;
Clique no botão "+ Novo documento";
Dê um título ao seu modelo;
No campo do corpo do documento, insira o texto desejado e utilize as tags personalizadas para que os dados do(a) paciente sejam preenchidos automaticamente.
📌Dica: Criar modelos facilita o envio de documentos padronizados e evita retrabalho.
🖊️ Como solicitar a assinatura de um documento
Acesse a aba Gerenciamento de documentos;
Clique em "+ Nova assinatura";
Dê um título ao documento;
Escolha entre:
Usar um modelo criado no sistema;
Usar um arquivo em PDF personalizado.
Você também pode vincular o documento a um orçamento ganho ou a um agendamento já realizado.
👥 Adicionando signatários
Caso o documento não esteja vinculado a um orçamento ou agendamento, será necessário informar quem irá assiná-lo:
Na tela de revisão, clique em "Adicionar Signatário";
Selecione o(a) paciente ou outro(a) responsável;
Você também pode adicionar outros signatários ou marcar para assinar como profissional da saúde.
Depois disso, clique em "Enviar para assinatura". O sistema o levará de volta à tela de gerenciamento.
✏️ Editar ou cancelar um documento enviado
Se precisar ajustar um documento que ainda não foi assinado:
Na tela de Gerenciamento de documentos, encontre o documento que deseja editar ou cancelar, se necessário aplique filtros;
Clique nos três pontinhos na coluna de ações;
Escolha entre:
Renomear para editar o nome;
Baixar ou imprimir;
Cancelar o documento, se necessário.
🗂️ Enviar documento direto pela ficha do paciente
Você também pode enviar documentos diretamente pela ficha do(a) paciente:
Acesse no menu lateral esquerdo Pacientes > Todos os Pacientes;
Clique sobre o nome do(a) paciente;
Vá até a aba Arquivos > Gerenciamento de documentos.
Lá você verá os documentos já vinculados e poderá enviar novos.
📬 Como o(a) paciente assina o documento
Após o envio:
O paciente (ou destinatário) receberá o documento por e-mail, através da plataforma ZapSign;
No e-mail, haverá um link para a assinatura;
O(a) signatário(a) poderá escolher entre:
Desenhar a assinatura
Digitar o nome
Enviar uma imagem da assinatura
Após assinado o documento, basta clicar em Finalizar.
Após finalizar o processo, o status do documento mudará para Assinado na tela de Gerenciamento de documentos.
🔐 Permissões de acesso
Para liberar o uso da funcionalidade para outros(as) usuários(as):
Acesse no menu lateral esquerdo Serviços > Assinatura de Documentos;
Vá até a aba Permissões, no menu superior da tela;
Selecione o(a) usuário(a) desejado(a);
Marque as permissões conforme o nível de acesso que deseja conceder;
Por fim, clique em Salvar.
Caso queria atribuir as mesmas permissões para outros usuários, clique em Salvar e replicar para outros usuários.
Ficou com alguma dúvida?
Nossa equipe do suporte está disponível através do ícone roxo no canto inferior esquerdo da tela para auxiliar!